|
29.08.2018
Со времен промышленной революции и появления мануфактур автоматизация бизнеса происходит скачками в каждой отрасли, направлении, задаче. Механизмы и кнопочное управление вместо ручного труда, бланки для заполнения документов и телефонная связь — все на благо прогресса.
В 2016-м году в понятие автоматизации вкладывают совершенно другой смысл, чем 100 лет назад. Глобализация и виртуальные платформы, доступные даже с мобильного, как Worksection обратили «механизацию производства» в «диджитал управление предприятием». Как так?
Вот самый очевидный вариант. Есть компания, ее продукт и клиент. Алгоритм действий компании по предоставлению продукта клиенту — это и есть сам процесс. Такой алгоритм легко повторяется, обеспечивает рост и прибыль.
Другие циклы в работе , не связанные напрямую с клиентом, но приносящие экономию затрат или рост прибыли тоже являются БП (бизнес-процессами).
Качество исполнения зависит от простоты поставленных задач, правильности их регламентации.
Только вовремя обновляя, дополняя или сокращая последовательность действий вы влияете на конкурентность на рынке компании.
Пункты 3-6 и есть цикличный алгоритм, дающий прибыль.
Каждый этап модернизируем: на ТО провести тюнинг и поставить новую акустику, спойлеры и гидроусилитель руля, повысив стоимость аренды авто; разместить объявления не на столбах микрорайона, а на виртуальной доске объявлений с указанием города; выбрать одно проверенное место встреч, где с вами будет кум-юрист, а знакомая-бариста подаст заварной кофе со скидкой в 20%.
Ни один БП не может быть внутри одного отдела. Смысл деления на процессы — найти связи между подразделениями и усовершенствовать их для роста скорости работы, продуктивности и прибыли.
Консервативные директора определяют структуру компании иерархически, деля на подразделения и департаменты: юридический отдел, бухгалтерия и колл-центр, программисты, дизайнеры с тестировщиками. Деление по должностным функциям практично как база данных, но неудобно для понимания взаимосвязей коллег внутри каждой отдельно взятой задачи.
Рассмотрим компанию со стороны потока работ, проектов и результатов. Оказывается что сегментация по процессам проявляет как негатив фотопленки изначальное положение вещей: кто и с кем контактирует постоянно; какая команда и почему не укладывается в сроки, задерживая другие подразделения; кому и почему необходима модернизация аппаратуры в ближайшее время.
Внедрить управление бизнес-процессами вместо обычного кабинетного разделения труда затратно в человеко-часах, требует опыта и чаще всего получается только с бизнес-консультантом. Зачем в таком случае заморачиваться?
В долгосрочной перспективе качественная модернизация предприятия полезна тем, что владелец осознанно и систематизированно снизит затраты и увеличит выручку. Сбалансируйте трудозатраты и ожидаемый результат планомерно.
К тому же компания сможет пройти аттестацию по стандарту качества ISO 9001. Тем самым директор подтверждает, что его бизнес развит достаточно для европейского и американского рынка, а анализ качества товаров и услуг позволяет отвечать за результат перед покупателем.
В ближайшем квартале результатом станет наглядное изменение мотивации и продуктивности подчиненных.
Когда есть выделенный процесс «vip-клиент Варкирашьян» и за него отвечают 4 человека из трех разных отделов, каждому сотруднику лично важен результат — довольный клиент.
Возьмем подразделение менеджеров по работе с клиентами и команду тех.поддержки: ни одному из этих отделов целиком не важно комплексное обслуживание клиента Варкирашьян. А ему сейчас надо решить 3 вопроса, но третий — не в компетенции тех.поддержки. Целью рядового менеджера становится «сдать клиента другому отделу».
Сделайте каждого клиента vip, просто преобразовав менеджмент: прикрепляйте ответственных исполнителей к задачам.
В жизни люди вырабатывают привычки. Это естественный алгоритм автоматизации повторяющихся действий. Бывают полезные привычки, а бывают вредные — от них мы долго и муторно избавляемся. В предпринимательстве происходит то же самое: полезные привычки уменьшают трудозатраты и приносят прибыль; вредные — затягивают дедлайны, срывают проекты и просто добавляют производственных расходов. Поэтому важно вырабатывать правильные рабочие циклы, как здоровое питание или утреннюю пробежку.
Регулярно повторяющиеся бизнес-процессы предприятия можно упростить, ускорить и вообще упразднить, если они устарели.
Другие задачи уже требуют человеческого участия, но толковая система управления бизнес-процессами сведет к минимуму их число. Тем самым каждый сотрудник компании 100% рабочего времени будет выполнять полезные и незаменимые машиной действия.
Сначала зафиксировать алгоритм имеющихся действий, потом сформировать идеальную картину, а затем найти кратчайших путь между идеалом и действительностью. Этот путь идет через сокращение затрат и повышение прибыли с наименьшим сопротивлением. Если структура получается сложной — в компании что-то пошло не так.
Исправить ситуацию поможет здравая оптимизация бизнес-процессов. Изобразите основные, вспомогательные и управленческие алгоритмы в виде серии взаимосвязанных блок-схем, их еще называют картами.
Ресурсы называют входами, результаты — выходами. Да, в множественном числе, на схеме их отображают слева направо.
Между пунктами схемы стрелочками проведите связи, влияния.
Процесс подчиняет свою частную цель глобальной цели компании. На одну цель — один БП.
Назначьте владельца , управляющего ресурсами и каждым закрепленным за задачей исполнителем. Он лично отвечает за результат процесса.
Иерархическую схему управления по функциям, когда есть отдел дизайнеров, тестировщиков или программистов, называют «вертикальной». Процессные системы называют «горизонтальными», в них из каждого подразделения закрепляется исполнитель для задач.
Оптимальный способ привести в порядок и задокументировать структуру БП — прописать процедуры и регламент, но не стоит скатываться в бюрократию: цель в понимании и оценке пользы всех этапов работы компании.
Оформляйте документацию, проводите ревизию и составляйте обновленные алгоритмы работы, но учитывайте окружение компании — поставщиков и потребителей, конкурентов! Все бизнес-процессы компании открыты, то есть, связаны с внешним миром, рынком и клиентом. Если замкнуть структуру внутри, реальная картина событий искажается и объективно анализировать подобную абстракцию бессмысленно.
Способов отобразить алгоритм много, как и «гуру управления бизнесом» их продающих. Личный опыт дороже. Составьте многоуровневую карту с приложениями к главной, детализируя процессы внутри отделов и каждой задачи. Подойдут сетевые графики и мнемосхемы, компоновочные схемы и диаграмма Ганта.
Диаграмма Ганта особенно полезна в моментальных отчетах руководству, так как отражает порядок действий и привязки задач между собой.
Компания задумывается о модернизации управления на этапе, когда Skype, Outlook и Excel уже не справляются с потоком задач. В голове директора заедает, как составить бизнес-процесс быстро и желательно бесплатно, а аналитики грустят.
Решение в том, что составить правильную структуру алгоритмов и найти путь перехода от того, что есть, к этой структуре. Перенести все вычисления с формулами из Excel и запрограммировать связи между базами данных, перенести все это в круглосуточно доступные облачные сервисы с достаточной системой безопасности.
Править все излишне. Определите процессы, которые стоит автоматизировать : передачу тасков между менеджерами и исполнителями, закупку и логистику, прочее.
Если данные объединить в единую базу — 80% проблем с коммуникацией исправлено. Так автоматизация процессов предприятия пройдет быстро и гладко, а необходимые материалы будут у каждого. Но разграничивайте доступ к информации по сфере деятельности пользователя. Клиенту не нужны имена программистов, но нужен статус выполнения проекта; бухгалтерии не интересны открытые задачи в разработке, но необходимы потраченные человеко-часы команды, чтобы рассчитать прибыльность.
Бухгалтерия, юристы и менеджеры поблагодарят за добротно составленные шаблоны документации. Из этих заполняемых форм данные переходят в базы данных, где происходят все вычисления налогов, НДС и автоматически формируются отчеты .
Ответственный за задачу хочет сразу знать о внесенных изменениях в исходники и сроки. Чем раньше дизайнер получит ТЗ, тем скорее примет в работу проект. Массовые и сегментированные рассылки, напоминания внутри админки или на смартфон — полезнейшее изобретение для оперативного реагирования..
Лидирует по частоте применения Amazon Web Services — комплексная автоматизация бизнеса с виртуальной инфраструктурой: от генерации серверов до мобильных приложений.
Второй по применяемости — публичная оферта или виртуальный цифровой договор . Больше не нужно отправлять факс с подписанным документом, сканировать и отправлять на email копии. Доступ к документу и истории его правок круглосуточный.
Дальше идут приложения и программы для ведения финансов, аналитики и управления компанией. С ними и взаимодействие с клиентами: интерфейсы, еженедельные рассылки, уведомления и остальные плюшки.
Самое ценное в управленческих алгоритмах и виртуальных сервисах то, что автоматизация бизнес-процессов предприятия не заканчивается на одной итерации. Через год, проанализировав уже новое положение дел, внесите правки и апгрейды. Актуальность технологий важна в коммерции.
Информация на официальном сайте, в соц.сетях и блоге — тоже актуальная. Обновляйте текст по мере надобности, не реже раза в год.
В стартапах сформированная система управления бизнесом позволяет изначально разграничить роли и делегировать обязанности. Отлаженные алгоритмы дают коллегам быстро передать дела без потерь для компании, уходя в отпуск или декрет.
Здравая организация бизнес-процессов начинается с построения легкого, интуитивно-понятного сервиса для круглосуточной связи между отделами, коллегами и руководством. Если согласовать изменения макета, добавить функционал в продукт или подписать договор с клиентом можно только после планерки в 9:00 понедельника, то рост прибыли и развитие предприятия малореальны.
А вот доступ к единой базе знаний, задач и контактов, как это реализовали в Worksection, ускорит работу, позволит всем подразделениям действовать в едином потоке, а управляющим — анализировать отчеты и оценивать продуктивность коллег, апгрейдить алгоритмы взаимодействия отделов и перераспределять задачи без отрыва от производства.
Программирование собственной административной панели, текс-менеджера или CRM имеет смысл, если ваш бизнес узкоспециализированный и на рынке нет функционального сервиса. В 60% предприятий мира задачи типичны, а приложения для их решения бюджетны.
Внедряйте технологии поэтапно, тестируя на одном отделе перед интеграцией во всей компании. Полномасштабная автоматизация бизнес-процессов — дорогая и сложная процедура. Постепенный переход обойдется дешевле и в денежном эквиваленте, и в человеко-часах. Но цель оправдывает средства — переобучите персонал на новый лад и работа ускорится в разы.Имейте команду «запасных», кто сможет продолжить работу и восстановить систему, если произойдет критическая ошибка. Запасной план продумайте заранее: при сбое на американской бирже останавливают торги.
В 2016-м году руководители компаний осознают, что автоматизация процессов управления и контроля качества, производства и реализации товара — не роскошь, а необходимость. Продвинутые технологии, консультанты и здравый смысл помогут внедрить процессное управление и ведение коммерции на новом уровне.
Существуют даже приложения и программы для имитации моделирования автоматизации бизнес-процессов. Составляете блок-схему, прописываете временные интервалы каждого взаимодействия и отслеживаете так называемое «бутылочное горлышко» — места, где случаются провисания, задержки и скопления запросов. Исправляете алгоритм, проигрываете снова. И так до тех пор, когда система станет гладкой.