Статьи

Home › News

Шпаргалка делопроизводителя

29.08.2018

ЗАЩИТА ДИПЛОМА (рекомендации)

расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Вещий сон Менделеева: Как шутка затмила собой правду

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

1С 8.3 Видео самоучитель «от Настроек до Баланса» Бухгалтерия предприятия 3.0 Урок 2

Что можно сделать для упрощения документооборота?

Сделайте документооборот на предприятии централизованным . То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.

Внедрите электронный документооборот . Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

10 причин внедрить электронный документооборот>>

Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже .

Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

Порядок регистрации документов>>

Повысьте профессиональный уровень работников , отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

Входящие документы . Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.

Схема движения входящих документов внутри организации

Исходящие документы . Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.

Схема движения исходящих документов внутри организации

Внутренние документы . Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.

Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по  журналам регистрации документов . Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.